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Secretaría Municipal

La Secretaría Municipal estará a cargo de un Secretario Municipal, que tiene como funciones genéricas dirigir las actividades de Secretaría Administrativa del Alcalde y del Concejo, y desempeñarse como Ministro de Fe en todas las actuaciones municipales.

De la Secretaría Municipal dependerán la Sección Central de Documentación, la Oficina de Partes, Reclamos y Archivo y la Oficina de Decretos y Transcripciones.

Deberá recibir, mantener y tramitar, cuando corresponda, la declaración de intereses establecida por la Ley Nº 18.575.

La Secretaría Municipal deberá cumplir además las siguientes funciones específicas:

a) Desarrollar las actividades específicas que le asigna la Ley Orgánica Constitucional de Municipalidades, en relación a la constitución y funcionamiento del Concejo.

b) Cumplir las funciones que le asigna la Ley Nº 19.418, sobre juntas de vecinos y demás organizaciones comunitarias.

c) Actuar como Ministro de Fe para los efectos establecidos en el Artículo 177º inciso segundo del Código del Trabajo.

d) Transcribir las resoluciones del Alcalde, acuerdos del Concejo, de los comités, velar por su cumplimiento y mantener un archivo de tal documentación.

e) Redactar los oficios, decretos, circulares y comunicaciones externas que se le encomienden.

i) Elaborar y redactar material informativo en general.

g) Velar por el cumplimiento y dar aplicación cabal a las normas contenidas en el Decreto Ley Nº 799, que sean de competencia municipal, sin perjuicio de las facultades que correspondan a la Contraloría General de la República, y a la Dirección de Control.-

h) Otras funciones que la Ley señale o que la autoridad superior le asigne, las que ejecutará a través de la unidad que corresponda, de conformidad a la legislación vigente.

 

La Oficina de Partes, Reclamos y Archivo depende directamente de la Secretaría Municipal y su objetivo es:

a) Mantener un constante flujo, control, archivo y conservación de toda la documentación que ingresa y egresa de la Municipalidad proporcionando en forma rápida y expedita la información que se requiera para la actividad municipal.

b) Mantener registros numerados correlativamente de decretos, reglamentos, ordenanzas, oficios y demás resoluciones y documentación oficial de la Municipalidad.

c) Tener a su cargo el trámite de ingresos, clasificación y distribución de la correspondencia oficial.

d) Mantener archivos actualizados de la documentación recibida y despachada por la Municipalidad.

e) Llevar y conservar el archivo central de la documentación oficial del Municipio, de acuerdo a las técnicas de conservación y clasificación existente.

f) Efectuar el control de los plazos en la tramitación de la documentación interna y externa de la Municipalidad.

g) Efectuar el manejo, control y mantención de la máquina franqueadora de correspondencia y del fax.

h) Informar al público acerca del estado de tramitación de sus reclamos o peticiones, y orientarlos acerca del procedimiento y antecedentes necesarios para la obtención de servicios y beneficios que otorga la Municipalidad.

i) Recibir y dar tramitación a las presentaciones y reclamos que formule la ciudadanía local, según el procedimiento que establece la Ordenanza de Participación Ciudadana.

j) Otras funciones que la Ley señale o que la autoridad superior le asigne, las que ejecutará a través de la unidad que corresponda, de conformidad a la legislación vigente.

 

La Oficina de Decretos y Transcripciones depende directamente de la Secretaría Municipal, y su objetivo es confeccionar, transcribir y registrar los Decretos, Resoluciones, Órdenes de Servicio y otros de acuerdo a los antecedentes del acto y ajustarlo a las normas vigentes. Sus funciones son las siguientes:

1) Confeccionar los decretos, resoluciones, órdenes de servicio y otros.

2) Transcribir los originales de los decretos, reglamentos, ordenanzas y resoluciones.

3) Fiscalizar los plazos fijados en las resoluciones y decretos alcaldicios. Sin perjuicio del control que competa a las unidades que, de acuerdo con el propio decreto o resolución, deben fiscalizar el cumplimiento de éstos.

4) Mantener un índice correlativo de los decretos exentos y no exentos de registro en la Contraloría General de la República.

5) Distribuir copias de decretos, reglamentos, ordenanzas, resoluciones, órdenes de servicio, circulares y otros a quienes corresponda.

6) Otras funciones que la Ley señale o que la autoridad superior le asigne, las que ejecutará a través de la unidad que corresponda, de conformidad a la legislación vigente.

 

La Oficina de Relaciones Públicas y Protocolo, dependiente de la Secretaría Municipal, tiene las siguientes funciones:

1.-  Mantener informada a la comunidad de actividades que realiza el Municipio  por los medios que correspondan.

2.- Coordinar las invitaciones, despachos y confirmaciones de las actividades protocolares y actos oficiales del municipio, del Alcalde y del Concejo Municipal.

3.-  Coordinar con las diferentes unidades municipales para la difusión de los proyectos y acciones en ejecución.

4.- Coordinar las audiencias públicas del Alcalde.

5.- Efectuar tareas destinadas a la disposición y utilización de los medios de comunicación social de la I. Municipalidad a la comunidad.

6.- Ejecutar tareas destinadas a la promoción de ingresos municipales por los medios de comunicación social, como pago de Patentes de vehículos, comerciales y otras.

7.- Ejecutar tareas destinadas a la promoción de funciones de las Direcciones Municipales, en fomento, publicidad de  las actividades municipales por los medios de comunicación social, oral u escrito

8.- Otras funciones que la Ley señale o que la autoridad superior le asigne, las que ejecutará a través de la unidad que corresponda, de conformidad a la legislación vigente.

 

La Oficina de  Protección Civil y Emergencias, dependiente de la Secretaría Municipal tiene las siguientes funciones genéricas:

1. Programar y ejecutar acciones de apoyo y fomento de medidas de prevención en materia de seguridad ciudadana y colaborar en su implementación.

2. Confeccionar, coordinar y ejecutar programas y acciones para la prevención de riesgos y prestación de auxilio en situaciones de emergencias y catástrofes.

Además, tiene las siguientes funciones específicas:

a) Recomendar políticas y proyectos específicos en las materias de su competencia.

b) Proponer actividades de difusión y capacitación dirigidas a la comunidad, en materia de prevención de la seguridad ciudadana, y de riesgos en situaciones de emergencia y catástrofe.

c) Establecer relaciones de coordinación y colaboración con la Intendencia Regional e instituciones públicas y privadas que operen en la comuna en las materias señaladas, en especial con Carabineros de Chile, Policía de Investigaciones, Bomberos, Cruz Roja, Radioaficionados, Defensa Civil, Organizaciones No Gubernamentales, Juntas de Vecinos y demás organizaciones comunitarias.

d) Proponer y coordinar la ejecución de un Plan Comunal de Emergencias y Catástrofes, en concordancia con los planes regionales sobre la materia.

e) Confeccionar un catastro de sectores de riesgo en la comuna, ante las diferentes eventualidades de riesgos, catástrofes y emergencias.

f) Administrar los recursos humanos, materiales y financieros puestos a su disposición para el cumplimiento de sus funciones, en coordinación con la Dirección de Administración y Finanzas.

g) Proponer la programación de turnos de trabajo del personal municipal, para la atención de situaciones de emergencias y catástrofes.

h) Coordinar actividades de prevención, mitigación, atención, control y recuperación ante eventuales emergencias, siniestros y catástrofes públicas que afecten a la comuna, resguardando tanto a las personas como a sus bienes y al medio ambiente;

i) Coordinar, directamente con las autoridades e instituciones públicas, privadas, municipales y otras comunitarias y vecinales, lo relacionado con la “Emergencia y Protección Civil (Seguridad Ciudadana)”, informando al Alcalde;

j) Asesorar al Alcalde en la organización, coordinación y ejecución de las actividades destinadas a prevenir, mitigar, atender, controlar y reparar los daños derivados de emergencias, siniestros, catástrofes y calamidades públicas que ocurran dentro de la comuna;

k) Adoptar las decisiones que sean necesarias y pertinentes en terreno ante emergencias, siniestros, catástrofes y calamidades públicas, en ausencia del Alcalde, informando posteriormente a éste de lo obrado y adjuntando a dicho informe una evaluación técnica de lo obrado por cada una de las instituciones externas y unidades municipales participantes;

l) Recomendar o sugerir procedimientos de acción a las otras unidades municipales, con el objeto de mejorar la respuesta municipal en beneficio de la comunidad ante situaciones de emergencias, siniestros o catástrofes;

m) Planificar y dirigir la confección de un catastro o mapa de riesgos y vulnerabilidad de la comuna, ante las diferentes variables de emergencias, siniestros, catástrofes, calamidades públicas y delincuencia, informando periódicamente a la Comisión de Protección Civil (Seguridad Ciudadana) de la Asociación Chilena de Municipalidades, manteniendo dicha información vigente y al día;

n) Coordinar los requerimientos de entidades extramunicipales, tales como Salud, Bomberos, Carabineros, Investigaciones, Defensa Civil, Conaf, Cruz Roja, Radioaficionados, empresas de Agua Potable, Energía Eléctrica, Gas, Telefónica, etc., según el tipo de Emergencia y de acuerdo al principio de Ayuda Mutua;

o) Supervisar todas las respuestas municipales operativas según los requerimientos del siniestro en ocurrencia;

 

La Oficina de Seguridad Ciudadana,  dependiente de la Secretaría Municipal tiene las siguientes funciones específicas:

a) Participar en acciones orientadas a reforzar la seguridad ciudadana, la calidad de vida y el apoyo a la prevención y acción policial de la comuna;

b) Planificar y coordinar el funcionamiento del CECO (Comité de Emergencia Comunal y Protección Civil (Seguridad Ciudadana) en la comuna;

c) Planificar y coordinar la creación de los Comités Vecinales de Protección Civil (Seguridad Ciudadana) en la comuna;

d) Administrar el sistema de seguridad interna, ejecutado por personal municipal y de servicios externos, y el sistema de alarmas;

e) Coordinar, directamente con las autoridades e instituciones públicas, privadas, municipales y otras comunitarias y vecinales, lo relacionado con la Seguridad Ciudadana, informando al Alcalde;

f) Crear y dirigir el Centro de Comunicaciones e Informaciones Comunal, en conjunto con los organismos del Sistema de Protección Civil (Seguridad Ciudadana), teniendo a su cargo los equipos municipales de radiocomunicación como también la distribución y control de éstos;

g) Coordinar transversalmente, con las otras unidades municipales, los procedimientos y programas destinados a mejorar las condiciones de seguridad y calidad de vida de la comunidad;

h) Recomendar o sugerir al Alcalde la creación e implementación de entidades externas de protección de las personas, sus bienes y el medio ambiente, tales como las Fiscalías Comunales Antidelincuencia, con financiamiento municipal o privado;

i) Configurar y crear la base de datos sobre los acontecimientos de Seguridad Ciudadana de la comuna;

k) Planificar y dirigir la confección de un catastro o mapa de riesgos y vulnerabilidad de la comuna, ante las diferentes variables de a la Comisión de Protección Civil y Seguridad Ciudadana de la Asociación Chilena de Municipalidades, manteniendo dicha información vigente y al día;

l) Recomendar o sugerir al Alcalde actividades de difusión y capacitación dirigidas a la comunidad, en materias relacionadas con la Seguridad Ciudadana.

m) Otras funciones que la Ley señale o que la autoridad superior le asigne, las que ejecutará a través de la unidad que corresponda, de conformidad a la legislación vigente.

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